Грамотная организация архивного хранения документации

Организация хранения документации и периодических изданий

Создание профессионального архива – трудоемкий процесс, имеющий свои нюансы. Грамотно организовать хранение документов – значит разработать продуманную систему с использованием современных возможностей, обеспечивающих надежность, безопасность и удобство учета бумаг.

Требования к помещению

Невозможно правильно организовать хранение документации без:

• идеальной чистоты пространства;
• температуры в помещении на уровне 17-19 ? С, влажности – 50-55 %;
• специальных ламп в темных комнатах, так как солнечные лучи вредят документам;
• доступа свежего воздуха за счет корректной расстановки мебели.

Для решения последней задачи могут подойти мобильные стеллажи для архива с учетом требований к расстоянию от нижней полки до пола, до крышки короба и т. п.

Важно отметить, что в архиве не обойтись без регулярной уборки, обработки специальными растворами. В противном случае со временем бумага накопит много пыли, на стенах появится трудновыводимая плесень, заведутся насекомые и грызуны.

Способы хранения документации

Главное требование для организации архива – это безопасность бумаг в коробах, поэтому хранилище обязательно создается в отдельном помещении. Хорошим выбором станут передвижные металлические стеллажи. Они позволяют максимально рационально использовать выделенное пространство и дают возможность с легкостью перемещать архивные документы.

Профессиональное хранилище гарантирует, что вся документация останется в целости, а работа с бумагами станет более оперативной и легко контролируемой. За счет закупки профессиональных стеллажей, разработанных специально для этих целей, вы сэкономите полезную площадь и собственные финансы. Учитывая рост цен на аренду помещений, закупка конструкций, позволяющих расположить больше документации в меньшем пространстве, становится выгодным вложением средств.