ЭКОМЕТ. Какие существуют типы и форматы архивной документации

Виды и форматы архивной документации

С виду простой процесс хранения архивов становится достаточно сложным, если углубиться в ту или иную сферу сохранения информации.

Рационально организовать архивное делопроизводство помогут знания о существующих видах информационных носителей, подлежащих хранению. Некоторые категории документов удобно хранить в обычных шкафах, а для других больше подойдут мобильные стеллажи для архива. Какие разновидности документации существуют и каким образом должно быть организовано ее хранение?

Типы и форматы архивных документов

Наиболее распространенная классификация архивных документов подразумевает деление их на следующие группы:

  • документы постоянного хранения;
  • документы временного хранения сроком до 10 лет;
  • документы временного хранения сроком более 10 лет.

В зависимости от формата и способа закрепления информации архивные носители информации делят на две большие категории:

  • письменные и графические документы на бумажных носителях;
  • аудиовизуальные (микрофильмы, звуковые записи, фотоизображения) и электронные документы.

В настоящее время большинство документации постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архивы в традиционном бумажном формате. Для таких информационных носителей необходимо использовать первичные защитные средства хранения: папки, конверты, пакеты, коробки.

Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается упаковывать в связки. Остальные виды архивных бумаг необходимо помещать в папки или картонные коробки и только затем убирать на полки. Что касается выбора оборудования для архива, то здесь нужно учитывать характер содержащейся в документах информации.

Если архивные данные представляют особую ценность и требуют дополнительной защиты, то для размещения документации рекомендуется использовать передвижные металлические стеллажи. Их можно выстраивать в ряды, придвигая вплотную друг к другу и тем самым ограничивая доступ ко всем полкам, кроме крайних.

Такие виды архивных документов, среди которых часто осуществляется поиск и которые время от время передаются во временное пользование, следует хранить в условиях свободного доступа, поэтому для их размещения можно применять стационарные шкафы и стеллажи.